이메일로 소통 잘하는 방법

대부분의 사람들은 메일을 작성할 때와 메일을 읽을 때 마음이 다르다.

작성자는 의도를 정확히 전달하고 동의를 원하지만, 독자는 메일 내용에 집중하기 어렵고 이해하기 어려워한다.

메일을 통한 소통을 잘하기 위해서는 상대방의 마음을 이해하고 간결하게 작성하는 것이 중요하다.

 

상대방이 메일을 읽지 않을 수 있으며, 내용을 정확히 이해하지 못하거나 동의하지 않을 수도 있다.

따라서 메일을 작성할 때는 핵심 내용을 간결하게 작성하고 어제, 내일과 같은 단어를 피하여 보기 쉽게 작성해야 한다.

또한 메일로 논쟁하지 않고 중요한 이해관계자들은 메일 내용에 대한 의견을 개별적으로 확인하는 것이 좋다.

 

소통의 중요성을 인지하고 상대방의 입장을 고려해야 메일 소통이 성공적으로 이루어질 수 있다.

메일을 활용하는 소통을 잘하기 위해서는 두 가지 관점에 유의해야 한다.

 

내가 보낸 메일을 상대방이 잘 읽어보고 공감할 것이라 기대하지 않는다.

1. 상대방은 나의 메일을 개봉하지 않을 수 있다.

2. 상대방은 메일의 내용을 정확하게 이해하지 못한다.

3. 상대방은 메일의 내용에 거의 동의하지 않는다.

 

상대방이 나의 의도를 잘 이해하고 공감하기를 바란다면 상대방을 고려하여 메일을 작성해야 한다.

메일과 일반 보고서의 공통점은 제외하고 메일만이 가지는 특수성을 고려한 유의사항은 다음과 같다.

1. 핵심 내용을 간결하게 작성한다.

2. 어제, 내일, 금주와 같은 단어를 사용하지 않는다.

3. 보기 쉽게 작성한다.

4. 읽기 쉽게 작성한다.

5. 메일로 논쟁하지 않는다.

6. 중요한 이해관계자는 메일 내용에 대한 의견을 청취한다.